Политика конфиденциальности

Bilim Space — внутренний корпоративный портал организаций группы Bilim Group. Портал предназначен только для сотрудников этих организаций и их партнеров, вход выполняется через корпоративный аккаунт Google. Оператор персональных данных — организация группы Bilim Group, предоставившая пользователю доступ к порталу.

Какие данные мы получаем от Google

При входе портал запрашивает у Google только базовые данные аккаунта:

адрес электронной почты и отметку о том, что он подтвержден;
имя и фамилию, указанные в аккаунте;
ссылку на фотографию профиля;
идентификатор аккаунта Google и домен организации Google Workspace.

Портал не получает доступа к почте, календарю, файлам на Google Диске, контактам и другим данным аккаунта и не запрашивает пароль.

Зачем они нужны

чтобы проверить, что пользователь — сотрудник организации с разрешенным корпоративным доменом;
чтобы связать вход с учетной записью и карточкой сотрудника в портале;
чтобы показывать имя и фото пользователя коллегам в интерфейсе портала.

Имя из аккаунта Google портал сохраняет и обновляет при каждом входе; в ленте, справочнике и профиле, если у сотрудника есть кадровая карточка, показывается имя из нее. Фото профиля обновляется из аккаунта Google при каждом входе, если в профиле портала не загружено свое.

Кому передаются данные

Данные не продаются и не используются для рекламы. Портал передает их только сервисам, через которые он работает, и только в объеме, нужном для работы:

корпоративному Slack и почтовому сервису — адрес почты для доставки и текст рабочего уведомления, в котором могут быть имена участников процесса;
сервису автоматизации рабочих процессов (n8n) — сведения, нужные конкретному процессу, например корпоративная почта руководителя при подготовке выхода нового сотрудника;
ИИ-ассистенту техподдержки на базе OpenAI — сведения из портала, нужные для ответа на вопрос сотрудника. В них могут быть имена коллег, связанных с его задачами; часть персональных данных перед отправкой маскируется.

Иным третьим лицам данные передаются только в случаях, прямо предусмотренных законом.

Где и сколько хранятся

Данные хранятся в инфраструктуре компании, доступ к ним ограничен ролями и правами пользователей портала. Данные хранятся, пока у пользователя есть доступ к порталу, и далее — в сроки, установленные внутренними правилами организации и законодательством Республики Казахстан.

Права пользователя

Пользователь вправе узнать, какие его данные хранятся в портале, попросить исправить их или прекратить обработку в пределах, допускаемых законом. Фото из Google меняется в аккаунте Google или заменяется своим в профиле портала. Обращения направляйте в ИТ-поддержку Bilim Group.

Обработка персональных данных ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите». При изменении политики на этой странице обновляется дата редакции.

Bilim Space is an internal corporate portal of the Bilim Group organizations. It is intended only for employees of these organizations and their partners, who sign in with their corporate Google account. The data controller is the Bilim Group organization that granted the user access to the portal.

Data we receive from Google

On sign-in the portal requests only basic account information:

email address and whether it is verified;
the name on the account;
the profile picture URL;
the Google account ID and the Google Workspace domain.

The portal does not access Gmail, Calendar, Drive files, contacts or any other account data, and never asks for a password.

How we use it

to verify that the user belongs to an organization with an allowed corporate domain;
to link the sign-in to the user's portal account and employee record;
to show the user's name and photo to colleagues inside the portal.

The portal stores the name from the Google account and refreshes it at every sign-in; in the feed, the directory and the profile, the name from the employee's HR record is shown if there is one. The profile picture is refreshed from the Google account at every sign-in unless the user has uploaded their own photo in the portal profile.

Who the data is shared with

The data is not sold and is not used for advertising. The portal shares it only with the services it operates through, and only to the extent needed:

corporate Slack and the email service — the email address for delivery and the text of work notifications, which may include the names of people involved;
the workflow automation service (n8n) — information a specific process needs, such as a manager's corporate email when preparing a new hire's first day;
the OpenAI-based support assistant — portal information needed to answer an employee's question. It may include names of colleagues related to their tasks; some personal data is masked before sending.

Data is disclosed to other third parties only where required by law.

Storage and retention

Data is stored in the company's infrastructure with access limited by portal roles and permissions. Data is kept while the user has portal access and afterwards for the periods set by internal policies and the laws of the Republic of Kazakhstan.

Your rights

You may request access to, correction of, or restriction of processing of your data as permitted by law. The Google photo is changed in your Google account or replaced with your own in the portal profile. Please send requests to Bilim Group IT support.

Personal data is processed in accordance with the Law of the Republic of Kazakhstan "On Personal Data and Their Protection". When this policy changes, the revision date on this page is updated.